O que é a fraude na faturação e na cobrança?

O que é a fraude de faturação?

Gerir uma empresa é emocionante, mas manter o controlo das finanças pode ser uma dor de cabeça, especialmente quando se trata de contas e facturas. Mas e se essas contas e faturas se revelarem falsas? É aí que entra a fraude na faturação e nas faturas.

O que é então a fraude de faturação?

Em termos simples, é quando alguém o engana para que pague por algo que não deve. Pode tratar-se de facturas falsas, preços inflacionados ou mesmo cobranças em duplicado.

A má notícia é que a fraude de facturas é surpreendentemente comum.

Especialmente para as pequenas empresas, isto pode ser um golpe devastador. As PME têm também o dobro da probabilidade de serem alvo de fraude de faturação.

Tipos de faturação e faturação falsa

Os autores de fraudes estão constantemente à procura de novas formas de aceder aos seus fundos. E com toda a atenção centrada na tecnologia e no cibercrime, pode ser fácil deixar passar algo tão comum como uma fatura, especialmente para empresários com pouco tempo e multitarefas.

Eis alguns dos tipos mais comuns de fraude de faturação e de faturação a que deve estar atento:

• Sobrefaturação

Trata-se de uma situação em que um fornecedor cobra bens ou serviços a preços inflacionados. Pode tratar-se de um simples erro, mas também de uma fraude intencional.

• Facturas falsas

Os autores de fraudes podem criar facturas para bens ou serviços totalmente inventados que nunca foram fornecidos.

• Faturação duplicada

Este esquema envolve a apresentação de várias facturas para os mesmos bens ou serviços, na esperança de que lhes pague duas vezes.

• Esquemas de empresas de fachada

Os autores das fraudes criam empresas falsas com nomes e sítios Web aparentemente legítimos e emitem facturas por serviços inexistentes. Muitas vezes, têm uma presença online limitada e desaparecem rapidamente depois de receberem o pagamento.

Como detetar fraudes na faturação e na cobrança

Felizmente, a fraude nas facturas ou na faturação pode muitas vezes ser detectada quando se sabe o que procurar. Alguns sinais de alerta a que deve estar atento incluem:

• Padrões de faturação invulgares

Esteja atento a alterações nos montantes das facturas ou nas condições de pagamento, o que pode significar que alguém está a tentar inflacionar os custos. Por exemplo, pode ver um aumento súbito no preço de um serviço regular ou uma alteração no número de produtos que encomenda regularmente. E se um fornecedor com prazos de pagamento de 30 dias pedir subitamente um pagamento imediato, investigue melhor.

• Falta de documentos comprovativos:

Peça sempre recibos pormenorizados ou um comprovativo de entrega. A falta de documentação deve fazer soar o alarme. Pode ser qualquer coisa, desde a falta de listas de itens na fatura até à falta de recibos ou confirmação de entrega de bens físicos.

• Comportamento suspeito dos fornecedores

Tenha cuidado se um novo fornecedor ou vendedor tiver informações de contacto limitadas ou pouca presença online. Por exemplo, se tiver um endereço eletrónico genérico e um número de telefone que vai diretamente para o correio de voz, é motivo de preocupação. Desconfie também dos fornecedores que o pressionam a efetuar pagamentos imediatos ou que oferecem descontos anormalmente elevados.

Para obter informações mais pormenorizadas e dicas sobre como proteger a sua empresa, consulte o nosso guia sobre Homo se proteger contra a fraude na faturação e na cobrança

Qual é o impacto da atividade fraudulenta?

A fraude na faturação e nas facturas pode ter um efeito de arrastamento significativo na sua empresa. As possíveis consequências podem incluir:

• Perdas financeiras

As facturas falsas podem drenar o seu fluxo de tesouraria, deixando-o com dificuldades em cumprir as suas obrigações financeiras, corroer os lucros e impedir o crescimento. Uma fatura falsa de grandes dimensões pode afetar gravemente uma PME, prejudicando a sua capacidade de pagar aos empregados, fornecedores e outros credores.

• Relações danificadas

A investigação de uma fatura potencialmente falsa pode criar tensão e desconfiança. Acusar erradamente um fornecedor legítimo pode prejudicar a sua relação comercial a longo prazo. A retração de uma ação legal também pode ser morosa e embaraçosa. E mesmo que tudo corra bem, pode ainda assim lançar uma sombra e levantar questões sobre os seus controlos financeiros.

• Eficiência reduzida

Lidar com as consequências de uma fraude de faturação pode ser um desgaste significativo dos seus recursos. A investigação de facturas suspeitas e a possível alteração das relações com os fornecedores consomem tempo e esforço das suas actividades principais.

Ler o nosso Segurança cibernética para pequenas empresas: Erros comuns a evitar. para obter dicas adicionais sobre como proteger a sua empresa em linha.

Como ajudar a combater a fraude na faturação e na cobrança

Eis algumas formas de fazer a sua parte para ajudar a proteger a sua empresa:

• Implementar controlos internos sólidos. Estabelecer procedimentos claros para a revisão e aprovação de facturas, tais como um sistema de aprovação por duas pessoas, em que uma pessoa verifica a ordem de compra e outra aprova a fatura.

• Clareza das facturas. Compare facturas novas e anteriores relativas ao mesmo fornecedor ou serviço. Procure incoerências nos preços, quantidades ou mesmo pequenos pormenores como alterações de formatação.

• Reconciliar as facturas regularmente. Não deixe que as facturas se acumulem. Reconcilie-as regularmente com as suas ordens de compra para garantir que tudo corresponde.

• Diligência devida do fornecedor. Efectue sempre verificações completas dos antecedentes dos novos fornecedores. Reserve algum tempo para pesquisar na Internet, procurar críticas, verificar a legitimidade do sítio Web e verificar as informações de contacto.

• Comunicação clara. Certifique-se de que os seus fornecedores ou vendedores compreendem o seu formato de fatura preferido e os documentos comprovativos de que necessita.

• Formação e sensibilização dos empregados. Informe o seu pessoal sobre a forma de identificar potenciais fraudes e os sinais de alerta a ter em conta.

• Adotar a tecnologia. Considere a utilização de software que detecte automaticamente padrões de faturação irregulares e assinale potenciais fraudes, ou a tecnologia blockchain que pode aumentar a transparência e a segurança das facturas, criando um registo fixo das transacções.

A faturação e a faturação falsa são uma ameaça séria para empresas de todas as dimensões. Ao compreender os diferentes tipos de fraude, saber como detectá-los e tomar as medidas adequadas, pode manter a sua empresa segura e as suas finanças protegidas.